Accordo per il trattamento dei dati personali
Questo accordo fa parte dei Termini di servizio di Guestix ed è concluso tra l'Host, che agisce come titolare del trattamento («Titolare»), e ELITE IMMOBILIARE DI PICHIERRI COSIMO, VIA A. P. OLINDO, SNC, NARDÒ (LE) 73048, partita IVA IT02769710746, che agisce come responsabile del trattamento («Responsabile»).
1. Oggetto e durata
Il Responsabile tratta i dati personali degli ospiti per conto del Titolare al solo scopo di fornire Guestix. L'accordo dura quanto il contratto di servizio e, dopo la sua fine, fino alla cancellazione dei dati prevista all'articolo 10.
2. Natura e finalità del trattamento
Raccolta dei dati con il modulo di check-in online; conservazione cifrata; consultazione e correzione da parte del Titolare; preparazione dei file per Alloggiati Web, per la rilevazione statistica ISTAT e per l'imposta di soggiorno; calcolo dell'imposta; trasmissione dei dati ai web service dei comuni (ad esempio Unicom) solo quando il Titolare la avvia; cancellazione automatica.
3. Interessati e dati trattati
Interessati: ospiti delle strutture del Titolare, compresi i minori che viaggiano con loro; persone a cui il Titolare dà accesso all'account.
Dati: cognome, nome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza, residenza; tipo, numero e luogo di rilascio del documento d'identità del capofamiglia o capogruppo e, se caricata, la sua foto; date del soggiorno e composizione del gruppo; facoltativamente motivo del viaggio e mezzo di arrivo; l'indicazione che un ospite è esente dall'imposta per un motivo diverso dall'età, senza il motivo. Guestix non richiede dati appartenenti a categorie particolari (art. 9 GDPR) né relativi a condanne penali; il Titolare si impegna a non inserirli.
4. Istruzioni del Titolare
Il Responsabile tratta i dati solo su istruzione documentata del Titolare. Costituiscono istruzioni questo accordo, i Termini di servizio e le azioni compiute dal Titolare in Guestix (ad esempio scaricare un file o premere «Invia a Unicom»). Il Responsabile informa il Titolare se ritiene che un'istruzione violi la normativa sulla protezione dei dati. Il Responsabile non usa i dati per finalità proprie, non li vende e non li comunica a terzi, salvo obbligo di legge.
5. Riservatezza
Le persone autorizzate dal Responsabile a trattare i dati sono vincolate alla riservatezza e accedono ai dati solo quando necessario, ad esempio per assistenza richiesta dal Titolare o per risolvere un malfunzionamento.
6. Sicurezza
Il Responsabile adotta le misure tecniche e organizzative descritte nell'Allegato 1, adeguate al rischio ai sensi dell'articolo 32 GDPR, e le aggiorna con l'evoluzione della tecnica.
7. Sub-responsabili
Il Titolare autorizza in via generale il Responsabile a ricorrere ai sub-responsabili elencati nell'Allegato 2. Il Responsabile comunica con almeno 15 giorni di anticipo l'aggiunta o la sostituzione di un sub-responsabile; il Titolare può opporsi per motivi legati alla protezione dei dati e, se l'opposizione non può essere risolta, recedere dal contratto. Il Responsabile impone ai sub-responsabili obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli di questo accordo e resta responsabile del loro operato.
Non sono sub-responsabili i destinatari a cui il Titolare comunica i dati per adempiere ai propri obblighi (Questura, Regione, comuni e i loro gestori dei portali, come Unicom/Connectis o Software Studio): verso di loro il Responsabile si limita a trasmettere o preparare i dati su istruzione del Titolare.
8. Luogo del trattamento e trasferimenti
I dati sono conservati su server situati nell'Unione Europea (Francoforte, Germania). Se un sub-responsabile con sede fuori dallo Spazio economico europeo può accedervi, il trasferimento avviene con le garanzie previste dal capo V del GDPR, come una decisione di adeguatezza o le clausole contrattuali tipo della Commissione europea.
9. Assistenza al Titolare
Tenuto conto della natura del trattamento, il Responsabile assiste il Titolare:
- nel rispondere alle richieste degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione e gli altri diritti), anche con le funzioni di Guestix che permettono di vedere, correggere e cancellare i dati di una prenotazione;
- nella valutazione d'impatto e nelle consultazioni preventive, quando necessarie;
- in caso di violazione dei dati personali: il Responsabile la comunica al Titolare senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore da quando ne viene a conoscenza, con le informazioni disponibili sulla natura della violazione, sui dati coinvolti, sulle conseguenze probabili e sulle misure adottate.
10. Cancellazione dei dati
I dati personali degli ospiti sono cancellati automaticamente dopo il numero di giorni dalla partenza indicato in Guestix; restano solo dati statistici senza nomi né documenti, per le comunicazioni periodiche. Il Titolare può cancellare in anticipo i dati di una prenotazione. Alla fine del contratto il Responsabile cancella i dati ancora presenti entro 30 giorni; le copie di sicurezza, cifrate, sono sovrascritte entro i successivi 7 giorni. Prima della fine del contratto il Titolare può scaricare i file di cui ha bisogno.
11. Verifiche
Il Responsabile mette a disposizione del Titolare, su richiesta scritta, le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo accordo. Il Titolare può effettuare verifiche, anche tramite un incaricato vincolato alla riservatezza, con un preavviso di almeno 30 giorni, non più di una volta all'anno salvo violazioni dei dati, a proprie spese e senza compromettere la sicurezza degli altri clienti.
12. Disposizioni finali
Per quanto non previsto valgono i Termini di servizio e la normativa applicabile. In caso di contrasto tra i Termini e questo accordo, per la protezione dei dati prevale questo accordo.
Allegato 1 · Misure di sicurezza
- Connessioni solo cifrate (HTTPS con HSTS).
- Dati degli ospiti e foto dei documenti cifrati nel database e su disco (cifratura simmetrica autenticata, chiave conservata separatamente dai dati).
- Password degli account memorizzate solo come hash con algoritmo scrypt; blocco temporaneo dopo ripetuti tentativi di accesso falliti.
- Separazione dei dati tra Host: ogni account vede solo i propri immobili, prenotazioni e ospiti.
- Sessioni con cookie protetti, scollegamento di tutti i dispositivi al cambio password, protezione contro richieste contraffatte (CSRF), politica di sicurezza dei contenuti (CSP) e blocco dell'incorporamento in altri siti.
- Controllo del tipo e della dimensione dei file caricati.
- Le password dei portali comunali inserite dal Titolare sono conservate cifrate e non compaiono nei registri.
- Cancellazione automatica dei dati personali dopo la partenza, secondo i giorni impostati.
- Copie di sicurezza giornaliere del disco, conservate per 7 giorni e cifrate come i dati originali.
- Aggiornamento periodico del software e delle librerie, con verifica delle vulnerabilità note.
Allegato 2 · Sub-responsabili
| Sub-responsabile | Servizio | Luogo dei dati |
|---|---|---|
| Render Services, Inc. (USA) | Hosting dell'applicazione, del database e delle copie di sicurezza | Unione Europea (Francoforte). Accordo sul trattamento dei dati di Render (render.com/dpa), parte dei suoi termini di servizio; per eventuali accessi dagli USA: certificazione EU-US Data Privacy Framework e clausole contrattuali tipo |
Stripe tratta i dati di pagamento dell'Host, non quelli degli ospiti: non è un sub-responsabile per i dati di questo accordo (vedi l'Informativa privacy).